KAYS-PFDY Hakkında Açıklamalar

Yazdır
PDF

KAYS-PFDY nedir?

Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi (KAYS), Kalkınma Bakanlığı'nın talebi üzerine TÜBİTAK-BİLGEM Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE) tarafından ülke genelinde faaliyet göstermekte olan 26 kalkınma ajansı ile işbirliği içerisinde geliştirilmekte olan bir projedir. KAYS Projesi’nin amacı Kalkınma Ajanslarının kurumsal işleyişini güçlendirmek ve ana hizmet süreçlerine

  • Proje ve faaliyet destek yönetimi
  • Çalışma programı, bütçe ve muhasebe yönetimi
  • Paydaş veritabanı yönetimi
  • Performans yönetimi
  • İnsan kaynakları yönetimi

ilişkin etkinliğin ve verimliliğin arttırılmasına yönelik olarak modüler, bütünleşik ve merkezi bir bilgi sisteminin geliştirilmesidir.

KAYS'ın alt modülü olan Kalkınma Ajansları Yönetim Sistemi - Proje ve Faaliyet Destek Yönetimi (KAYS-PFDY) ile proje teklif çağrıları kapsamında ajanslara sunulan projelerin online ortamda hazırlanması, değerlendirilmesi ve izlenmesi amaçlanmaktadır. 2012 yılından itibaren ajanslar tarafından ilan edilen/edilecek tüm proje teklif çağrısı mali destek programlarına ilişkin iş ve işlemler, KAYS-PFDY üzerinden yürütülecek olup bu programlara proje başvurusu yapmak veya bu programlar kapsamında bağımsız değerlendirici olarak görev almak isteyen paydaşlarımızın sisteme kayıt olmaları gerekmektedir. KAYS-PFDY hakkında tüm açıklamalar, eğitim materyalleri ve sistemin anlaşılmasını / öğrenilmesini kolaylaştırmak adına hazırlanan ve gerçek ortamla aynı özelliklere sahip olan KAYS-PFDY test ortamı KAYS Portalı'nda yer almaktadır.

• KAYS-PFDY'nin kullanımı konusunda ajanslar arasında farklılıklar var mı?

Hayır. Zaten KAYS-PFDY'nin amacı tüm ajansların uygulamalarını standart hale getirmektir. Ajanslar hazırladıkları mali destek programlarının girişini sisteme yapmaktadır. Ancak, sistemin genel işleyişi ve şablonlar standarttır. Bununla birlikte, KAYS-PFDY tamamen olgunlaşmış bir modül olmayıp geliştirme süreci devam etmektedir. Bu kapsamda yapılan geliştirme ve iyileştirme faaliyetleri Yüklenici kurum olan TÜBİTAK-BİLGEM Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE) tarafından gerçekleştirilmektedir. Yapılan geliştirmeler ve iyileştirmeler KAYS Portalı'nda yayınlanmaktadır. Modül üzerinde değişiklik yapma yetkimiz olmasa da paydaşlarımızın karşılabilecekleri genel hata mesajlarını YTE'ye değil Ajansımıza bildirmesi ve Ajansımızdan destek talep etmesi gerekmektedir. Talep ve önerileriniz Yüklenici kuruma tarafımızca iletilecektir.

Sisteme girmeye çalıştığımda "Bu Site Güvenli Değildir" hatası alıyorum. Ne yapmam gerekli?

Sisteme ilk kez giriş yapıldığı anda bazı sertifika problemleri sebebiyle "site güvenli değildir" uyarısı alınabilir. Aşağıdaki resimlerde çeşitli tarayıcalarda yaşanan sertifika problemleri gösterilmektedir. Bu problemi aşmak için ilgili tarayıcı için resimlerdeki "Buraya tıklayınız." kısmına tıklayarak sisteme giriş yapabilirsiniz.    

INTERNET EXPLORER GOOGLE CHROME MOZILLA FIREFOX
alt
alt
alt

• KAYS-PFDY sürüm güncellemelerini nasıl takip edebilirim?

KAYS-PFDY sürüm güncellemelerini KAYS Portalı üzerinden takip edebilirsiniz.

Son güncel sürüm bilgileri için tıklayınız.

• Sisteme kayıt esnasında kullanıcı adımı belirlerken nelere dikkat etmeliyim?

Kullanıcı adı bir sefer belirlendikten sonra değiştirilememektedir. Ayrıca, türkçe ve büyük karakterler kullanıldığı zaman çeşitli sorunlar çıkabilmektedir. Bu sebeple, kullanıcı adınızı ingilizce ve küçük karakterler kullanarak belirlemenizi tavsiye ediyoruz. Kullanıcı adında aşağıdakiler kullanılmamalıdır.

  • Tüm büyük harfler
  • Küçük harfler: ı, ç, ğ, ş, ü, ö

Sisteme girdiğimde bazen ekrandaki menülere erişemiyorum veya bilgileri göremiyorum. Ne yapmam gerekli?

Proje ve Faaliyet Destek Yönetimi Modülü için hazırlanan yeni sürüm v1.1.0 versiyon numarasıyla kullanıma açılmıştır. Uygulamanın yönlendirildiği adres değiştirildiği için kullanılan tarayıcı önceki yönlendirmeyi ön belleğine aldığı durumda uygulamaya erişilememektedir. Böyle bir durumda tarayıcının ön belleğinin temizlenmesi gerekmektedir. Uygulamanın yeni yönlendirildiği adres aşağıdadır:

https://uygulama.kays.kalkinma.gov.tr/Kays/KaysIstemci/

"Gerçek Ortam" ve "Test Ortamı" nedir? Asıl proje başvurusunu hangi ortama yapmalıyım?

UNUTMAYINIZ ASIL BAŞVURULAR GERÇEK ORTAM ÜZERİNDEN YAPILMALI VE BU ORTAMDAN İNDİRİLECEK .PDF FORMATINDAKİ PROJE DOSYALARI BAŞVURU REHBERLERİNDE BELİRTİLEN USUL VE ESASLARA UYGUN OLARAK SON BAŞVURU ZAMANINDAN ÖNCE AJANSA TESLİM EDİLMELİDİR!

"Gerçek Ortam" ajanslara yapılacak asıl proje başvuruları için kullanılması gereken ortamdır. Burada yapılan işlemler başvuru yapan kurumun veya kişinin asıl kaydı veya proje başvurusu olarak değerlendirilir.

"Gerçek Ortam"daki programların isimleri ve refarans numaraları aşağıdadır:

Program Adı

Kısa Adı
Referans No

Sosyal Kalkınma Mali Destek Programı

SKMDP TR33/12/SKMDP

Sosyal Altyapı Mali Destek Programı

SAMDP TR33/12/SAMDP

"Test Ortamı" ise KAYS-PFDY'nin test edilmesi veya eğitim amaçlı kullanılması için "Gerçek Ortam" ile aynı özelliklere sahip olarak hazırlanmış bir ortamdır. "Test Ortamı" ile kurumların veya kişilerin sistemi iyice öğrenmeleri ve "Gerçek Ortam" üzerinden yapacakları asıl başvurularını sorunsuz bir şekilde gerçekleştirebilmeleri amaçlanmaktadır.

Ajansımız "Test Ortamı"nda da "Gerçek Ortam"da açmış olduğu programları açmıştır. "Test Ortamı" 14 Aralık 2012 tarihine kadar açık kalacaktır.

"Test Ortamı"ndaki programların isimleri ve refarans numaraları aşağıdadır:

Program Adı

Kısa Adı
Referans No

(Test Ortamı) Sosyal Kalkınma Mali Destek Programı

DSKMDP TR33/12/DSKMDP

(Test Ortamı) Sosyal Altyapı Mali Destek Programı

DSAMDP TR33/12/DSAMDP

• "Gerçek Ortam" ile "Test Ortamı" arasındaki farklılıklar nelerdir?

"Gerçek Ortam" ile "Test Ortamı" arasındaki farklılıkları (karakterler sınırılamaları, alan adları vb.) buraya tıklayarak öğrenebilirsiniz.

•Bağımsız değerlendirici başvurusunda word formatında özgeçmişim talep ediliyor. Zaten sisteme bu bilgileri giriyorum; buna ek olarak özgeçmiş formunu neden dolduruyorum?

Bağımsız değerlendirici başvurularında ajanslara ek belgeler talep edebilme esnekliği tanınmıştır. Dolayısıyla, iç prosedürlerimiz gereği sağlıklı bir değerlendirme ve arşivleme yapabilmek adına  "Özgeçmiş Formu"nu ve "Mini Test"i  talep etmekteyiz. Göndermiş olduğunuz "Özgemiş Formu" seçilmeniz durumunda tarafınıza imzalatılacaktır. "Mini Test" ise Bağımsız Değerlendirici Alım İlanı'nda belirtildiği üzere seçim kriterlerinden biri olarak kullanılacaktır.

•KAYS-PFDY'deki karakter sınırlamalarını değiştirebilir/arttırabilir misiniz?

Hayır. Yukarıdaki bölümlerde açıklandığı üzere KAYS-PFDY'nin kontrolü ajanslarda olmayıp sistem üzerindeki her türlü değişiklik yetkisi Kalkınma Bakanlığı ve TÜBİTAK-YTE'dedir. Bütün ajanslardaki uygulama standarttır.

•KAYS-PFDY'nin yeni sürümü v.1.2.1 versiyon numarasıyla yayınlandı.

14.12.2012 tarihi itibarıyla KAYS-PFDY'de birtakım güncellemeler yapılmıştır. Güncellemelere ulaşmak için tıklayınız.

•KAYS-PFDY'nin yeni sürümü v.1.3.0 versiyon numarasıyla yayınlandı.

21.12.2012 tarihi itibarıyla KAYS-PFDY'de birtakım güncellemeler yapılmıştır. Güncellemelere ulaşmak için tıklayınız.

 

GÜNCELLEMELER

Proje ve Faaliyet Destek Yönetimi Modülü için hazırlanan yeni sürüm v1.3.0 versiyon numarasıyla kullanıma açılmıştır. v1.3.0 versiyonu ile eski versiyon olan v1.2.1 versiyonu arasındaki farklar aşağıda listelenmiştir:

  1. Başvuru formunda
    • Proje Özeti -> Projenin Genel Amacı 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Proje Özeti -> Projenin Özel Amacı 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Proje Özeti -> Hedef Gruplar / Müşteriler 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Proje Özeti -> Nihai Yararlanıcılar 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Proje Özeti -> Beklenen Sonuçlar 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Proje Özeti -> Temel Faaliyetler 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Başvuru Sahibi Bilgileri -> Faaliyet Alanları 250 karakterden 500 karaktere,
    • Kaynak -> Son Üç Yıllık Gelir 500 karakterden 1000 karaktere,
    • Kaynak -> Üçüncü Kişilere Verilen Teminatlar 500 karakterden 1000 karaktere,
    • Kaynak -> Mali Kapasiteyi Etkileyecek Risk ve Belirsizlikler 500 karakterden 1000 karaktere,
    • Kaynak -> Kategorilerine Göre Tam Zamanlı ve Yarı Zamanlı Personel Sayısı 500 karakterden 1000 karaktere,
    • Kaynak -> Ekipman ve Ofisler 500 karakterden 1000 karaktere,
    • Kaynak -> Diğer İlgili Kaynaklar 500 karakterden 1000 karaktere,
    • Ortak ve İştirakçiler -> Proje Paydaş Bilgileri -> Diğer İlgili Kaynaklar 250 karakterden 500 karaktere,
    • Ortak ve İştirakçiler -> Proje Paydaş Bilgileri -> Teklif Edilen Projenin Uygulanmasındaki Rolü İtibari ile Benzer Proje Tecrübesi 250 karakterden 500 karaktere,
    • Ortak ve İştirakçiler -> Proje Paydaş Bilgileri -> Teklif Edilen Projenin Hazırlanmasındaki Rolü ve Katılımı 250 karakterden 500 karaktere,
    • Ortak ve İştirakçiler -> Proje Paydaş Bilgileri -> Teklif Edilen Projenin Uygulanmasındaki Rolü ve Katılımı 250 karakterden 500 karaktere,
    • Ortak ve İştirakçiler -> Proje Paydaş Bilgileri -> Başvuru Sahibi ile İş Birliği Geçmişi 250 karakterden 500 karaktere,
    • Amaç ve Gerekçelendirme -> Projenin katkıda bulunmayı amaçladığı genel hedefleri ve başarmayı amaçladığı özel hedefleri açıklayınız 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Amaç ve Gerekçelendirme -> Projenin, Program Hedefleri ve Öncelikleri ile İlgisi 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Amaç ve Gerekçelendirme -> Kapsanan Bölgede Belirlenen İhtiyaç ve Sorunların Tanımlanması 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Amaç ve Gerekçelendirme -> Hedef Grubun/Grupların ve Nihai Yararlanıcıların Tanımı ve Tahmini Sayıları 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Amaç ve Gerekçelendirme -> Hedef Grubun/Seçilme Nedenleri 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Yöntem -> Uygulama Yöntemleri ve Teklif Edilen Yöntemin Nedenleri ve Gerekçeleri 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Yöntem -> Projenin Daha Önceki Başka Bir Projenin Devamı Olması Durumunda, Bu Projenin Öncekinin Sonuçları Üzerine Nasıl İnşa Edileceği 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Yöntem -> Proje Büyük Bir Programın Parçası ise, Programa Nasıl Uyacağı veya Programla Nasıl Koordine Edileceği 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Yöntem -> Proje Takibi ve İç/Dış Değerlendirme Prosedürleri 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Yöntem -> Çeşitli Aktörlerin Projedeki Rollerin ve Katılımlarının Tanımlanması ve Bu Rollerin Onlara Verilmesinin Sebepleri 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Yöntem -> Proje Uygulaması için Önerilen Ekip 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Yöntem -> Projenin Uygulanması İçin Önerilen Temel Araçlar 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Hedef Grupların / Yararlanıcıların Durumu 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Hedef Grupların ve/veya Varsa Ortakların Teknik ve Yönetim Kapasiteleri 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Somut Çıktılar 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Çarpan Etkileri 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Mali Boyut 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Kurumsal Boyut 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Politik Boyut 1000 karakterden 2500 karaktere,
    • Beklenen Sonuçlar -> Görünürlük Faaliyetleri 2000 karakterden 4000 karaktere,
    • Mantıksal Çerçeve Tablosundaki tüm veri alanları 500 karakterden 1000 karaktere

 çıkarılmıştır.

  1. Tüzel paydaş işlemlerinde “Vergi Kimlik Numarası”nın biriciklik kontrolü kaldırılmıştır.
  2. Tüzel paydaş işlemlerinde “Vergi Dairesine Kayıt Numarası”nın zorunluluğu kaldırılmıştır.
  3. Tüzel paydaş işlemlerinde “Resmi Sicil Numarası”nın biriciklik kontrolü kaldırılmıştır.
  4. Tüzel paydaş işlemlerinde “Resmi Sicil Numarası”nın zorunluluğu kaldırılmıştır.
  5. Tüzel paydaş ekleme işlemlerinde “Onaylanması İstenen Ajans” ifadesi “İlgili Ajans” olarak güncellenmiştir.
  6. Başvuru formu Başvuru sahibi kimlik bilgilerinde başvuru sahibinin durumu ve onay tarihi ifadeleri kaldırılmıştır.
  7. Başvuru formu raporunda çıkan performans göstergelerinin sadece proje bazında başvuru sahibinin veri girişi yaptığı performans göstergeleri görünecek şekilde görüntülenmesi sağlanmıştır.
  8. Başvuru formu raporunda 2. Başvuru Sahibinin Bilgileri kısmında Gerçek Kişi için Faaliyete Başlama Tarihi’nin görüntülenmesi sağlanmıştır. Diğer alanlar gerçek kişiden alınmadığı için “Gerçek Kişi için bu veri alanı mevcut değildir” bilgisi görüntülenecektir.
  9. Sisteme kayıt işleminde BS ve BD rollerinin yanında “Her İkisi de” seçeneği de eklenmiştir. Eğer “Her İkisi de” seçeneği seçilmişse hem BS hem BD rolü kullanıcıya verilmektedir.
  10. BS ve BD kullanıcıları için kullanıcının kendi bilgilerini güncelleme işlemlerine BS ve/veya BD rolü ekleyebilmesi özelliği eklenmiştir.
  11. Proje teklifi destekleyici belge yükleme işlemlerinde “.jpeg, .png, .rar, .zip, .gif” tipindeki dosyaların yüklenebilmesi sağlanmıştır.
  12. Proje teklifi destekleyici belge yükleme işlemlerinde yüklenebilecek en fazla dosya boyutu 10 MB’a çıkarılmıştır.
  13. Destek programında destekleyici belge açıklaması 1000 karaktere çıkarılmıştır.
  14. Proje kişisine ait mesleki deneyim bilgisi eklerken alınan karakter sayısından kaynaklı hata düzeltilmiştir.
  15. Yurt Dışı Ziyaret Modülü’nde ziyaret girişi sırasında “Ziyaret Edilecek Kuruluşlar” ve “Toplantı Konusu” alanlarına 1000 karakter, “Amaç ve Beklentiler” ve “Edinilen Tecrübeler” alanlarına ise 1500 karakter girilebilecek şekilde düzenleme yapılmıştır.
  16. Yurt Dışı Ziyaret Modülü’nde ziyaret girişi sırasında girilen “Ziyaret Raporu” boyutunun büyüklüğü en fazla 15 MB olacak şekilde, dosya tipi olarak da “.rar ve .zip” dosyaları kabul edilecek şekilde güncellenmiştir.
  17. Yurt dışı ziyaret raporu çıktısının, sadece sorgulama sonucunda görüntülenen kayıtlar alınacak şekilde alınması sağlanmıştır.

•KAYS-PFDY'nin yeni sürümü v.1.4.0 versiyon numarasıyla yayınlandı.

11.01.2013 tarihi itibarıyla KAYS-PFDY'de birtakım güncellemeler yapılmıştır. Güncellemelere ulaşmak için tıklayınız.

GÜNCELLEMELER

Proje ve Faaliyet Destek Yönetimi Modülü için hazırlanan yeni sürüm v1.4.0 versiyon numarasıyla kullanıma açılmıştır. v1.4.0 versiyonu ile eski versiyon olan v1.3.0 versiyonu arasındaki farklar aşağıda listelenmiştir:

  1. Başvuru formunda Faaliyet bölümünde detaylı açıklama alanının karakter sayısı 1.500 karakterden 3.500 karaktere çıkarılmıştır.
  2. Başvuru Sahipleri proje eklerken Kaynak adımında, Mali Veri ekleme tablosunda Net Kar alanına ilgili yıl için zarar etmiş firmaların “-“ eksi değer girebilmeleri sağlanmıştır.
  3. Başvuru raporundaki mantıksal çerçeve tablosunda 32 satırdan sonra bilgilerin görüntülenmemesi problemi giderilmiştir.
  4. Bağımsız Değerlendirici / Değerlendirme Komitesi değerlendirmesine başarılı projelerin varsayılan eşik değerinin 65 olması sağlanmıştır. Böylece eşik değerin 65’ten farklı belirlenmesinin önü açılmıştır.
  5. Bağımsız Değerlendirici kullanıcılarının onaylanmış projelerin değerlendirme çıktılarını alabilmeleri sağlanmıştır.
  6. Özet gösterge raporuna raporun alındığı tarih ve bütçe alanlarına para birimleri eklenmiştir. Özet gösterge raporuna yeni bilgiler eklenmiş ve sayfa ile ilgili düzenlemeler yapılmıştır.
  7. Ajans’a teslim edilen başvuruların destek programı başvuruları bittiği anda raporlanabilmesi sağlanmıştır. Program Yönetimi Birimi Başkanı rolüne sahip kullanıcılar, Mali Destek Programı İşlemleri -> Destek Programı Raporları menüsü altında başvuru bilgileri raporunu MS Excel formatında alabilmektedir.
  8. Ön inceleme komisyonu belirleme işlemlerinde aynı kaydın birden fazla listelenmesiyle ilgili problem giderilmiştir.
  9. Ön inceleme işlemi yapılırken ön inceleme bilgileri giriş ekranında oturumun sürekli açık kalması sağlanmıştır.
  10. Ön inceleme kriterlerinde açıklama alanının Evet seçildiğinde isteğe bağlı girilebilir olması için düzenleme yapılmıştır. Evet dışındaki seçeneklerde açıklama alanının zorunlu olması sağlanmıştır. Ön inceleme kaydedildiğinde formun kapanması engellenmiştir ve kullanıcı tarafından onaylamanın sonrasında yapılabilmesi sağlanmıştır.
  11. Ajans’a proje sunmuş Başvuru Sahipleri’nin sisteme giriş yaptıklarında, proje teklifi ayrıntısı görüntüleme işleminde, projelerinin, değerlendirmenin hangi aşamasında olduğunu görmeleri engellenmiştir.
  12. Proje başvurularına yüklenen dosyalar indirilirken uzantılarının görüntülenmemesi problemi giderilmiştir.
  13. Sistem Yöneticisi kullanıcısı için raporlar menüsü düzenlenmiştir.

•KAYS-PFDY'ye proje girişi yaptım. "Başvuru Formu'nu Ön İzle veya İndir" sekmesine bastığımda .pdf formatındaki Başvuru Formu'nda  KAYS-PFDY ekranındaki gözüken bazı bilgilerin olmadığını tespit ettim. Bunun sebebi nedir ve ne yapmam gerekli?

Taslak projenin, önce zengin metin biçimindeki formatlarda (word gibi) hazırlanması ve oradan KAYS-PFDY'ye kopyalanması durumlarında; özellikle de bold, italik veya satırlar arası boşluk özellikleri kullanılmışsa, bu hata alınabilmektedir. Yani, word dosyasında bazı tanımlanan özellikler KAYS-PFDY tarafından üretilen .pdf çıktısında karaktermiş gibi algılanmakta ve karakter sınırlaması dolayısıyla da tamamı çıkmamaktadır. Bu durumda, örnek vermek gerekirse, KAYS-PFDY ekranındaki 1500 karakter olarak girilen bilginin .pdf doasyında ve dolayısıyla da çıktıda sadece 1200 karakterinin gözükmesine sebep olmaktadır. Bunu engellemek adına aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1) Proje taslağı word ortamında hazırlandıktan sonra, ilgili veri önce notepad gibi basit metin dosyasına oradan da KAYS-PFDY veri giriş alanına kopyalanmalıdır.

2) .pdf formatındaki Başvuru Formu'nun çıktısı alınmalı ve çıktıdaki bilgilerle KAYS-PFDY'de yer alan bilgilerin aynı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Özellikle son cümlelere bakılmalıdır.

•KAYS’ta Başvuru Önizleme yaparken açılan pdf dosyasında Türkçe karakter sorunu yaşanmaktadır. Sorunu nasıl çözebiliriz?

Sorun büyük olasılıkla bilgisayarınızda kurulu olan Adobe Reader’ın sürümünden kaynaklanmaktadır. Adobe Reader 10 veya daha alt sürümleri yükleyerek tekrar deneyiniz.